Énoncé de confidentialité

Nous protégeons vos renseignements personnels

Vous protéger, c’est du sérieux. Protéger vos renseignements personnels aussi. À L’Unique¹ , nous nous engageons à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et à les traiter dans le respect de la loi et de votre vie privée.

Voici comment.

4 principes nous guident :

• Nous limiter à l’essentiel. Recueillir, utiliser et communiquer seulement le nécessaire.
• Faire preuve de transparence. Envers vous, tout au long de notre relation.
• Obtenir votre consentement. Avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels.
• Protéger la confidentialité de vos renseignements. Avec des mesures de sécurité robustes.

1. Qui est concerné par cet énoncé

Les règles décrites ici concernent tout individu dont nous traitons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités. Nous continuons de les appliquer même lorsque les objectifs de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels sont atteints.

Voici quelques exemples de situations où cet énoncé vous concerne.

Vous faites affaire avec nous :

• Vous êtes un client
• Vous êtes assuré, coassuré, adhérent, bénéficiaire, personne à charge ou payeur d’un contrat à L’Unique

Vous n’êtes pas client à L’Unique, mais :

• Vous entrez en contact avec nous
• Vous naviguez sur notre site Web
• Vous participez à un concours ou à un sondage
• Vous êtes ou avez déjà été candidat à un emploi chez nous
• Vous avez fait une demande de soumission ou une proposition mais n’avez pas fait affaire avec nous
• Vous êtes un ancien client
• Vous êtes fiduciaire, mandataire ou liquidateur d’une personne qui fait affaire avec nous

2. Comment nous recueillons vos renseignements personnels

2.1 Auprès de qui

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels auprès de différentes sources :

• Vous, lorsque vous interagissez avec nous
• D’autres personnes ou organisations. Par exemple : votre employeur, des agences d’évaluation de crédit, des professionnels de la santé, des organismes gouvernementaux et des bases de données publiques et privées qui peuvent détenir des renseignements à votre sujet.
• Des personnes qui détiennent un produit ou un service, comme l’assuré principal d’une police d’assurance. Avant de nous fournir vos renseignements personnels, ces personnes doivent obtenir votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels.

2.2 De quelles façons

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes façons. Par exemple :

• Par téléphone
• En personne
• À l’aide de nos formulaires et de nos interfaces numériques
• À l’aide de technologies qui permettent de vous identifier, de vous localiser ou d’établir votre profil, telles que les témoins, ou cookies (pour plus de détails, consultez notre page sur l’utilisation des témoins). Par exemple, nos propositions électroniques et nos outils de soumission en ligne ont des fonctions qui nous aident à décider si nous pouvons vous assurer, à déterminer les meilleures protections pour vous, et à établir le cout de votre assurance. Ces fonctions sont nécessaires pour évaluer votre demande et vous offrir un prix juste. Elles sont activées lorsque vous entamez une démarche qui utilise ce type de technologie.
• À l’aide de modèles statistiques qui peuvent créer ou déduire (inférer) de nouvelles informations à partir de vos renseignements personnels. Par exemple, nous pouvons créer un identifiant ou un profil de consommateur.

3. Quels renseignements personnels nous recueillons

Nous nous limitons à l’essentiel. Nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour les objectifs listés dans cet énoncé.

Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements).

Voici des exemples de ce que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer.

Renseignements pour vous identifier :

• Nom et prénom
• Date de naissance
• Adresse postale ou électronique
• Numéro de téléphone
• Âge

Renseignements pour vous authentifier :

• Mots de passe
• Réponses à des questions d’authentification
• Identifiants gouvernementaux et autres renseignements figurant sur vos documents d’identité (exemple : numéro d’assurance sociale, numéro de permis de conduire, numéro d’assurance maladie, numéro de passeport)

Renseignements sur votre santé :

• Antécédents de santé
• État de santé
• Habitudes de vie

Renseignements sur votre dossier d’assurance :

• Soumissions et propositions d’assurance
• Renseignements sur les personnes et biens assurés, primes, couvertures, conditions et autres garanties
• Renseignements recueillis lors de demandes de réclamation et de prestations
• Historiques de sinistres
• Dossier de conduite automobile

Renseignements financiers :

• Revenu, salaire, solde et créances
• Produits et placements et leurs modalités
• Rapports de solvabilité et dossier de crédit
• Bilan financier
• Profil d’investissement
• Numéro d’identification fiscale
• Informations de paiement

Renseignements sur vos produits ou services financiers :

• Détention et vue globale de votre situation, incluant votre profil, vos besoins et vos objectifs
• Historique des transactions et interactions
• Numéro de client, de produit ou service financier, de police ou de contrat
• Numéro d’identification, numéro de groupe et numéro d’employeur

Renseignements numériques (sites Web, applications, médias sociaux, portails, etc.) :

• Adresse IP
• Données de localisation
• Renseignements relatifs à votre appareil, système d’exploitation ou navigateur
• Préférences et habitudes de navigation

Renseignements sur vos interactions et communications avec nous :

• Raisons pour lesquelles vous faites affaire avec nous
• Enregistrements et communications téléphoniques afin d’améliorer votre expérience client
• Communications écrites (par exemple : vos lettres ou courriels)
• Notes, comptes-rendus et historiques de vos communications avec nous
• Renseignements sur vos demandes d’information, vos insatisfactions ou vos plaintes
• Préférences en matière de langue ou de communication
• Réponses aux sondages, concours et consultations

Renseignements liés à nos vérifications et à la sécurité :

• Renseignements figurant dans des registres publics (par exemple : registres municipaux, registres fonciers, registres judiciaires)
• Enregistrements vidéo des caméras de sécurité dans nos points de service et journaux d’activation des cartes d’accès électroniques
• Renseignements sur nos vérifications en lien avec les fausses représentations, fraudes, cybermenaces et autres infractions aux lois
• Antécédents criminels

Autres renseignements :

• Renseignements sur d’autres personnes que vous (par exemple : mandataire, tuteur, représentant temporaire, assistant, bénéficiaire, conjoint, personne à charge ou autre personne assurée)
• Renseignements sur votre situation professionnelle (par exemple : votre formation, occupation, association ou ordre professionnel)

4. Pourquoi nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels nous servent à vous fournir nos produits et services et à respecter nos obligations légales. Nous pouvons aussi les utiliser pour vous offrir une expérience personnalisée, si vous y consentez.

Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur votre collaboration pour nous informer lorsque ces renseignements changent.

Voici dans quels objectifs nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels.

Vous fournir nos produits et services

Établir notre relation avec vous :

• Vous identifier
• Comprendre votre situation, votre profil, vos besoins et vos objectifs
• Évaluer vos demandes et déterminer si nous pouvons vous fournir nos produits et services

Gérer et administrer vos produits et services :

• Évaluer les risques et déterminer ceux que nous assurons
• Déterminer nos prix et les conditions liées à nos produits et services
• Traiter les réclamations et les paiements
• Vous offrir des recommandations et des conseils liés à votre situation pour réduire la possibilité et l’impact d’une réclamation

Interagir avec vous :

• Mettre à jour votre dossier
• Traiter vos demandes d’information, vos insatisfactions et vos plaintes

Améliorer nos produits et services

• Obtenir votre opinion sur vos interactions avec nous et sur nos produits et services
• Mener des études et des recherches, incluant concevoir et appliquer des modèles statistiques².

Respecter nos obligations légales

Protéger votre sécurité et la nôtre :

• Détecter et prévenir les fausses représentations, fraudes, cybermenaces et autres infractions aux lois
• Enquêter au besoin

Respecter nos autres obligations légales :

• Remplir nos obligations fiscales
• Remplir nos obligations de conservation
• Répondre aux demandes et aux ordonnances des tribunaux et des organismes gouvernementaux et réglementaires

5. Nous obtenons toujours votre consentement, sauf si la loi nous permet de faire autrement

5.1 Quand nous obtenons votre consentement

Nous vous demandons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels.

Dans certains cas, nous pouvons présumer que nous avons votre consentement, ou la loi nous permet de ne pas l’obtenir. (Voir section 5.4.)

5.2 Comment nous obtenons votre consentement

Nous pouvons vous demander votre consentement de différentes façons :

• Par écrit
• Verbalement
• Par téléphone, incluant par un message automatisé
• De façon électronique ou numérique

5.3 Quelles sont la durée et la portée de votre consentement

Votre consentement est valide pour la durée nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous l’avons demandé. Il reste ensuite valide pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans nos calendriers de conservation.

Si nous souhaitons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres objectifs, nous vous demanderons à nouveau votre consentement, sauf dans les cas décrits à la section suivante.

5.4 Cas où nous n’obtenons pas votre consentement

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement si la loi nous le permet, par exemple si l’utilisation est à votre avantage ou si elle est compatible avec l’objectif de la collecte.

Nous pouvons aussi utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement si la loi nous le permet, notamment pour respecter nos obligations légales. Par exemple :

• Pour nous conformer à une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre organisme
• Pour prévenir ou détecter la fraude
• Dans le cadre d’une enquête

6. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations

6.1 À qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées et à d’autres personnes ou organisations, si c’est nécessaire pour atteindre les objectifs listés dans cet énoncé.

Voici quelques exemples :

• D’autres institutions financières, comme des assureurs et des réassureurs
• Des employeurs
• Des fournisseurs de services en lien avec une réclamation, comme des établissements et des professionnels de la santé ou des ateliers de réparation automobile
• Des organismes gouvernementaux ou des autorités réglementaires
• Des sites Web et applications appartenant à d’autres personnes et organisations
• Des entreprises offrant des services technologiques, de reprographie ou d’expédition de documents
• Des organismes qui détiennent des renseignements en matière d’assurance, de fraude ou d’indemnisation, comme des agences d’évaluation de crédit, le Groupement des assureurs automobiles, la Société d’assurance automobile du Québec, le Fichier central des sinistres automobiles ou d’autres registres municipaux ou fonciers.

6.2 Nous pouvons communiquer des renseignements personnels hors du Québec ou du Canada

Nous conservons habituellement vos renseignements personnels au Québec ou au Canada.

Cependant, nous faisons parfois appel à des fournisseurs basés ailleurs. Nous pouvons donc communiquer vos renseignements personnels dans un autre pays ou une autre province. Ils sont alors soumis aux lois de ce pays ou de cette province. Nous exigeons que les fournisseurs mettent en place des mesures de sécurité adéquates avant de leur communiquer des renseignements personnels.

Microsoft, Google et Amazon Web Services comptent parmi nos fournisseurs de services technologiques. Ces derniers sont soumis aux mêmes exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels que Beneva. Dans le cadre de leurs activités, il est possible qu’ils utilisent certains de vos renseignements entre autres pour rendre leurs produits plus performants, efficaces, fiables et sécuritaires. Ils peuvent aussi les transférer vers les États-Unis ou d'autres pays où ils (ou leurs sous-traitants) sont en mesure de traiter et de conserver ces renseignements. Ces fournisseurs s'engagent à détruire vos renseignements conformément aux exigences de la loi.

7. Comment nous protégeons vos renseignements personnels

7.1 Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels

Seules les personnes qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent le faire. Elles ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour atteindre les objectifs listés dans cet énoncé. Ceci est vrai autant pour les membres de notre équipe, à L’Unique, que pour nos fournisseurs et partenaires externes.

7.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisés.

Mesures organisationnelles :

• Exiger des attestations de sécurité pour certaines catégories d’emplois
• Limiter l’accès aux renseignements personnels au strict nécessaire
• Enregistrer (journaliser) toutes les opérations de copie et d’exportation de renseignements personnels dans le cours de nos activités courantes

Mesures physiques :

• Cartes d’accès à nos bureaux
• Enregistrer les visiteurs et vérifier leur identité
• Sauvegarder et archiver les renseignements personnels dans un système de sauvegarde d’urgence

Mesures technologiques :

• Chiffrer les renseignements personnels lorsque nécessaire pour leur conservation ou leur communication hors de L’Unique
• Mettre en place des mots de passe, des pare-feux et d’autres mesures de sécurité

7.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs listés dans cet énoncé. Même si nous vous ne faites plus affaire avec nous, nous devons généralement les conserver pendant une certaine période pour respecter nos règles d’affaires et nos obligations légales. Nous avons mis en place des calendriers de conservation pour établir clairement ces limites.

Une fois que le délai de conservation est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive.

8. Vos droits

8.1 Retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels lié à tous les autres objectifs listés dans cet énoncé, mais nous pourrions ne plus pouvoir vous offrir nos produits et services. Nous pourrions également devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi et par contrat.

8.2 Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :

• d’y accéder
• de les corriger
• d’en recevoir une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé
• si des renseignements sont diffusés publiquement, d’arrêter de les diffuser (par exemple, retirer une publication liée à un concours sur nos médias sociaux)

Voici les étapes du traitement d’une demande :

• Vous devez envoyer une demande écrite détaillée au Responsable de la protection des renseignements personnels. Ses coordonnées sont à la fin de cet énoncé.
• Nous traiterons votre demande dans les 30 jours après l’avoir reçue. Nous vous informerons si vous devez payer des frais de transcription, reproduction ou transmission.
• Vous recevrez notre réponse par écrit.

Sachez que vous avez aussi le droit de demander de désindexer ou de réindexer un hyperlien rattaché à votre nom (le rendre accessible ou inaccessible via un moteur de recherche) à certaines conditions.

8.3 Être informé si une décision est prise de manière automatisée

Nous vous informerons si nous prenons une décision automatisée à votre sujet. Dans certains cas, nous utilisons vos renseignements personnels pour rendre une décision sans qu’une personne de notre équipe intervienne. Par exemple, nous traitons de cette façon certaines réclamations en assurance collective et certaines propositions en assurance individuelle. Nous pouvons aussi déterminer si nous pouvons vous assurer et établir un prix de cette façon.

Vous avez des droits, par exemple, de demander les principales raisons qui justifient une décision automatisée ou de présenter vos observations à un membre de notre équipe.

9. Vous êtes ou avez été un candidat pour un emploi chez nous

9.1 Informations supplémentaires concernant la protection de vos renseignements personnels

À L’Unique¹, on recueille, utilise, conserve et communique seulement vos renseignements personnels dont on a vraiment besoin. Il peut s’agir, par exemple, de vos renseignements d’identification, comme votre nom, votre adresse postale, votre courriel et votre numéro de téléphone. Au cours du processus de candidature, nous pouvons aussi recueillir d’autres renseignements, par exemple vos renseignements d’emploi et aptitudes, comme vos diplômes ou certifications et vos résultats de tests psychométriques.

Ces renseignements nous permettent :

• de vous identifier
• d’évaluer et de mettre à jour votre candidature
• de vérifier l’exactitude de vos renseignements
• de nous conformer à des exigences légales
• de communiquer avec vous en lien avec votre candidature
• de vous envoyer des informations relatives à nos perspectives de carrière pouvant correspondre à votre profil (voir votre droit de retrait)
• de mener des études et des recherches incluant la conception et l’application de modèles statistiques
• d’installer votre poste de travail, le cas échéant

9.2 À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Pour les raisons mentionnées ci-dessus, et seulement s’ils sont liés à l’évaluation de votre candidature ou requis par le processus de recrutement pour votre embauche, nous pourrions communiquer vos renseignements personnels à d’autres organisations. Nous les sélectionnons avec soin, qu’elles soient au Québec, au Canada ou ailleurs.

Avant de le faire, nous exigeons de ces organisations qu’elles mettent en place des mesures de sécurité adéquates pour respecter la protection de vos renseignements personnels.

Parmi ces organisations, on peut retrouver :

• des agences d’évaluation du crédit et fournisseurs de vérifications d'antécédents criminels (avec votre consentement)
• des entreprises offrant des solutions ou des services de gestion du capital humain, par exemple une firme partenaire d’évaluation psychométrique
• d’autres mandataires et fournisseurs de services, si requis (services technologiques, services d’expédition, firmes spécialisées en immigration, etc.)

9.3 De quelles façons recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels à l’aide de nos interfaces numériques et de nos évaluations techniques, comportementales et psychométriques, par téléphone, par courriel ou en personne.

9.4 Consentement afin de recevoir des informations sur nos perspectives de carrière

Vous pouvez modifier vos préférences dans Workday afin de retirer les alertes emploi que vous avez configurées.

Vous pouvez aussi nous écrire à acquisition.talents@lunique.qc.ca pour retirer votre consentement à ce que notre équipe d’acquisition de talents communique avec vous par courriel ou par téléphone à propos des nouvelles occasions d’emploi pouvant correspondre à votre profil.

10. Contacter le responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels monte la garde. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cet énoncé et dans la loi. Vous avez des questions, des commentaires, ou une demande concernant vos renseignements personnels? Communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels en nous écrivant au responsableprp@lunique.qc.ca ou à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
L’Unique assurances générales inc.
2525, boulevard Laurier
Québec (Québec)  G1V 2L2